Master Data Management (MDM) dla firm

Golden record to jeden rekord wzorcowy opisujący realny obiekt: konkretnego kontrahenta, materiał, produkt lub pracownika. Powstaje przez połączenie danych z wielu systemów według zdefiniowanych reguł jakości i rozstrzygania konfliktów. Systemy źródłowe dalej pracują operacyjnie, natomiast wersja wzorcowa jest jedna, ma właściciela, historię zmian i ślad audytowy.

Pilot jednej domeny danych zamykamy zwykle w 4-8 tygodni i kończy się on działającą warstwą wzorcową oraz miernikami jakości danych. Klasyczne programy MDM na rynku planuje się w horyzoncie od kilku kwartałów do kilku lat. Nasza metoda odwraca kolejność: najpierw potwierdzony wynik na jednej domenie, potem rozszerzanie zakresu.

MDM odpowiada na pytanie, kto i co, czyli identyfikuje kontrahentów, materiały, produkty i pracowników. RDM dostarcza wspólnego języka, czyli słowników, kodów, klasyfikacji i jednostek organizacyjnych. Bez RDM rekordy wzorcowe opisywane są w każdym systemie inaczej i raporty nadal się rozjeżdżają.

Tak, i jest to dobry moment na tę pracę. W S/4HANA model Business Partner jest obowiązkowy, a przejście kontrahentów na ten model realizuje Customer Vendor Integration. Zadaniem CVI jest przeniesienie danych do nowego modelu, nie poprawa ich jakości: duplikaty i braki w polach wymaganych nie znikają w trakcie konwersji, lecz przechodzą do systemu docelowego albo zatrzymują konwersję na liście wyjątków. Zakres tych wyjątków zależy od konfiguracji i mapowania, dlatego skalę problemu ustala się pomiarem, a nie założeniem.

Hurtownia i lakehouse odpowiadają za gromadzenie, modelowanie i analizę danych, natomiast nie rozstrzygają, który rekord kontrahenta jest właściwy i kto odpowiada za jego poprawność. Snowflake Horizon i Microsoft Fabric dostarczają katalog i governance, a nie kompletną warstwę master data - golden record, łączenie rekordów i pracę data stewarda trzeba wnieść osobno, własnym rozwiązaniem albo integracją partnerską. Bez tej warstwy analityka konsoliduje niespójności zamiast je usuwać.

Od liczby domen w zakresie, liczby systemów, które trzeba odczytać i zasilić, stanu danych wejściowych oraz wymagań dotyczących governance i śladu audytowego. Rozliczamy się za fazę ze zdefiniowanym zakresem i produktem końcowym, a nie za czas pracy bez granicy. Zakres i wycenę ustalamy po warsztacie discovery, ponieważ przed pomiarem stanu danych każda kwota byłaby zgadywaniem.

Wystarczy wyciąg z jednej domeny z systemu źródłowego, na przykład kartoteka kontrahentów lub indeksy materiałowe, wraz z opisem pól. Nie potrzebujemy dostępu produkcyjnego do rozpoczęcia pomiaru, a dane osobowe mogą być na tym etapie pseudonimizowane.

Tak. SNOK MDM działa w środowisku klienta, gdy wymaga tego polityka bezpieczeństwa lub architektura IT, a kod źródłowy może zostać zdeponowany w escrow na potrzeby ciągłości działania.

Miernikami jakości danych ustalonymi przed startem: liczbą rekordów zduplikowanych w domenie, udziałem rekordów z brakami w polach krytycznych, liczbą rozbieżności między systemami oraz czasem obsługi zmiany w danych wzorcowych. Wynik porównujemy z pomiarem wyjściowym z etapu discovery.

Miejsce przetwarzania ustalamy przed startem projektu. Modele mogą działać w infrastrukturze klienta albo w środowisku chmurowym w Unii Europejskiej - wybór zależy od polityki bezpieczeństwa i kategorii danych. Model podpowiada propozycje scalenia rekordów, natomiast decyzję zatwierdza data steward, więc człowiek pozostaje w pętli. Zakres i podstawę przetwarzania danych osobowych opisujemy w umowie powierzenia, a dostęp do pól wrażliwych podlega kontroli i maskowaniu.

KSeF wymaga faktury ustrukturyzowanej, walidowanej maszynowo. Błędy schematu, nieprawidłowy format numeru NIP lub braki w polach wymaganych powodują odrzucenie dokumentu. Niespójne i nieaktualne dane kontrahenta w systemach źródłowych zwiększają ryzyko odrzutów, korekt i pracy ręcznej w księgowości - również wtedy, gdy formalnie poprawny, ale merytorycznie błędny numer NIP przejdzie walidację techniczną. Uporządkowanie domeny kontrahentów przed uruchomieniem procesu KSeF ogranicza liczbę takich sytuacji.

Doradzamy neutralnie wobec dostawców. W ekosystemie SAP pracujemy z SAP Master Data Governance, a rozwiązania globalnych dostawców mają sens przy odpowiedniej skali i budżecie. SNOK MDM adresuje segment średnich firm i grup kapitałowych w Polsce, gdzie liczy się krótki czas do wyniku, stała cena za fazę oraz możliwość pracy w infrastrukturze klienta.