Document Understanding łączy OCR, modele uczenia maszynowego, LLM i walidację biznesową, aby automatyzować obsługę dokumentów: faktur, umów, polis, dokumentów celnych, formularzy oraz danych potrzebnych w procesach KSeF.
Automatyzacja skraca czas potrzebny na odczytanie, klasyfikację, walidację i przekazanie dokumentu do dalszego procesu. W typowych scenariuszach faktury, formularze lub zgłoszenia mogą trafiać do księgowania, akceptacji albo weryfikacji bez ręcznego przepisywania danych.
Document Understanding może wspierać organizację w przygotowaniu procesów fakturowych do pracy z KSeF: od odbioru i wystawiania faktur, przez walidację danych, po mapowanie do SAP, Microsoft Dynamics, Coupa lub innych systemów finansowo-księgowych.
Automatyzacja ogranicza ryzyko pomyłek w numerach faktur, stawkach VAT, kontach bankowych, numerach zamówień, kwotach, datach i danych kontrahentów. Dane są walidowane zgodnie z regułami biznesowymi oraz polityką zgodności klienta.
Wolumen dokumentów może rosnąć razem z biznesem, bez liniowego zwiększania zespołu odpowiedzialnego za ich obsługę. Człowiek angażuje się przede wszystkim przy wyjątkach, niejednoznacznych przypadkach i decyzjach wymagających weryfikacji.
Projektujemy pipeline przetwarzania dokumentów: OCR, klasyfikację typu dokumentu, ekstrakcję pól, walidację biznesową, walidację semantyczną z wykorzystaniem LLM oraz integrację z systemem docelowym. Dla każdego procesu definiujemy metryki jakości: dokładność ekstrakcji, poziom automatyzacji, odsetek dokumentów kierowanych do walidacji manualnej, czas obsługi oraz koszt przetworzenia dokumentu.
Wdrażamy modele dla faktur, umów, polis, dokumentów celnych, CV, formularzy i innych dokumentów wykorzystywanych w procesach biznesowych. Korzystamy z gotowych modeli tam, gdzie mają sens, oraz projektujemy modele niestandardowe dla formularzy, dokumentów branżowych i układów specyficznych dla klienta.
Projektujemy integrację z Krajowym Systemem e-Faktur: odbiór, wystawianie, walidację, mapping danych i przekazanie faktur do dalszego procesu księgowego. Uwzględniamy nie tylko techniczną integrację, ale także zmianę procesu w księgowości, obsługę wyjątków, akceptacje, role użytkowników i raportowanie statusów.
Łączymy Document Understanding z systemami finansowo-księgowymi i zakupowymi, takimi jak SAP FI/CO, MIRO, FB60, Microsoft Dynamics, Coupa oraz inne systemy ERP. Celem jest ograniczenie ręcznego przepisywania danych i automatyczne przekazywanie dokumentów do księgowania, akceptacji, obiegu lub dalszej walidacji.
Projektujemy proces walidacji wyjątków z wykorzystaniem UiPath Action Center lub analogicznych mechanizmów human-in-the-loop. Dokumenty, które spełniają reguły jakości i zgodności, mogą przechodzić dalej automatycznie, a przypadki niepewne trafiają do człowieka z pełnym kontekstem.
Po wdrożeniu monitorujemy jakość ekstrakcji, błędy walidacji, typy wyjątków i decyzje użytkowników. Na tej podstawie rozwijamy modele, reguły i proces obsługi dokumentów. Nie zakładamy, że jakość rośnie sama. Wymaga to monitoringu, okresowego przeglądu danych, korekty reguł i świadomego utrzymania rozwiązania.
Zaczynamy od audytu strumieni dokumentów: typów dokumentów, wolumenów, kanałów wejścia, jakości skanów, formatów danych, liczby wyjątków, reguł walidacji i systemów docelowych.
Następnie wybieramy pierwszy proces - najczęściej faktury AP, dokumenty zakupowe, umowy albo dokumenty celne - i budujemy MVP w horyzoncie 6-8 tygodni. Weryfikujemy dokładność ekstrakcji, poziom automatyzacji, czas obsługi, liczbę wyjątków i akceptację rozwiązania przez użytkowników.
Po potwierdzeniu wartości rozszerzamy rozwiązanie na kolejne typy dokumentów, źródła danych i systemy. Każde wdrożenie produkcyjne obejmuje monitoring jakości, obsługę wyjątków, human-in-the-loop oraz plan utrzymania modeli i reguł walidacyjnych.
Stack technologiczny
Certyfikacje i doświadczenie zespołu w ekosystemie UiPath, Document Understanding i automatyzacji dokumentów potwierdzają gotowość SNOK do wdrażania inteligentnego przetwarzania dokumentów.
Międzynarodowy producent FMCG
Automatyzacja obsługi faktur z wielu krajów. Rozwiązanie wspiera klasyfikację, ekstrakcję danych, walidację i przekazanie dokumentów do dalszego procesu księgowego.
Kancelaria prawna
Automatyzacja przetwarzania umów: ekstrakcja klauzul, identyfikacja kluczowych zapisów oraz integracja z systemem zarządzania dokumentami i umowami.
Firma logistyczna
Automatyzacja obsługi dokumentów celnych: rozpoznawanie danych, walidacja pól, przygotowanie informacji do zgłoszeń oraz integracja z SAP.
OCR rozpoznaje tekst na dokumencie. Document Understanding rozpoznaje również strukturę i znaczenie danych: dostawcę, nabywcę, kwotę netto, stawkę VAT, numer zamówienia, pozycje faktury, daty, klauzule lub pola formularza. Dodatkowo rozwiązanie może walidować dane zgodnie z regułami biznesowymi i przekazywać je do ERP, workflow albo systemu źródłowego.
Dokładność zależy od typu dokumentu, jakości skanów, układu formularzy, liczby wariantów, języków i reguł walidacyjnych. Dla typowych dokumentów można osiągać wysoką dokładność ekstrakcji, ale zawsze warto mierzyć ją per pole, a nie tylko na poziomie całego dokumentu. Dlatego przed produkcją definiujemy KPI jakości: dokładność dla konkretnych pól, poziom automatyzacji, odsetek wyjątków i zakres walidacji manualnej.
Tak, ale jakość wyniku zależy od jakości wejścia. Możemy stosować preprocessing: poprawę kontrastu, deskewing, binarizację, usuwanie szumów i inne techniki poprawy obrazu. Przy bardzo słabych skanach rekomendujemy również poprawę procesu skanowania u źródła, bo nawet najlepszy model nie rozwiąże wszystkich problemów wynikających z nieczytelnych dokumentów.
Tak. Pomagamy zaprojektować architekturę integracji z KSeF: odbiór, wystawianie, walidację, mapping danych i przekazanie faktur do SAP lub innego systemu finansowo-księgowego. Doradzamy również w zakresie zmian procesowych w księgowości: obsługi wyjątków, ról użytkowników, akceptacji, raportowania statusów i kontroli zgodności.
