Większość firm ma wrażenie, że zna swoje procesy. Bo przecież skoro coś działa, to znaczy, że działa dobrze. Rzeczywistość jednak często okazuje się bardziej skomplikowana niż firmowa dokumentacja. Procesy, które wyglądają świetnie na prezentacjach PowerPoint w codziennym życiu pełne są skrótów, opóźnień, wyjątków i ręcznych obejść. Wtedy nasuwa się pytanie: jak zyskać prawdziwy obraz tego, co dzieje się w mojej organizacji?
UiPath proponuje na to konkretne rozwiązania wchodzące w skład serii „Discover”. To zestaw narzędzi, które mogą realnie zmienić sposób, w jaki zarządzasz firmą.
Od intuicji do faktów: czym jest Process Mining?
Każdy proces w firmie zostawia cyfrowe ślady – SAP , CRM, system zakupowy czy finansowy. Process Mining pozwala nam te dane zbierać, analizować i przekształcać w wizualizacje reprezentujące, jak naprawdę przebiegają procesy end-to-end.
Nie chodzi tu o „jak powinno być”, ale o „jak jest”.
Dzięki temu możemy:
odkryć wszystkie warianty procesu, w tym te niezgodne ze standardem,
zidentyfikować wąskie gardła i opóźnienia,
porównać efektywność różnych oddziałów, zespołów czy systemów.
I co najważniejsze – możemy podjąć decyzje oparte na danych, a nie przypuszczeniach. Zamiast wdrażać automatyzację na domysł, wybieramy te obszary, które faktycznie generują straty lub nieefektywność.
Task Mining – Badanie potencjału automatyzacji z udziałem pracowników
Kiedy już znamy przepływ procesu jako całość, czas zejść głębiej – do poziomu pojedynczego zadania. Task Mining analizuje sposób, w jaki pracownicy korzystają z komputera: jak klikają, w jakiej kolejności otwierają aplikacje, co kopiują, jakie raporty tworzą ręcznie. Proces ten jest w pełni zautomatyzowany i nie wymaga od pracowników żadnych dodatkowych prac. Po kilku dniach działania rozwiązania jesteśmy w stanie otrzymać następujące informacje:
Widzimy, które czynności są powtarzalne i podatne na automatyzację,
Możemy odkryć różnice w sposobie pracy różnych osób (np. różne podejścia do zatwierdzania faktur),
Uzyskujemy realne dane do budowania procesów RPA, a nie tylko założenia.
Task Mining od UiPath dba przy tym o prywatność – dane są zbierane anonimowo, a pracownicy są informowani o udziale w analizie. To nie narzędzie do kontroli, ale do usprawnień.
Efekt końcowy? Realna automatyzacja oparta na faktach, a nie na domysłach.
Communications Mining – prawdziwe intencje ukryte w komunikacji
Komunikacja w firmie to nie tylko „miękkie” elementy. To konkretne działania, ustalenia, zgłoszenia i decyzje. Communications Mining analizuje niestrukturalną treść: e-maile, wiadomości w MS Teams, zgłoszenia w systemach ticketowych czy komentarze w CRM-ie.
Dzięki zaawansowanemu NLP (natural language processing) narzędzie potrafi:
rozpoznawać intencje użytkowników (czy to zapytanie, reklamacja, prośba o pomoc?),
klasyfikować wiadomości automatycznie,
kierować komunikaty do odpowiednich działów lub pracowników bez udziału człowieka.
zasilać inne zautomatyzowane procesy ustrukturyzowanymi danymi (które zostały pobrane z analizowanej komunikacji)
Dlaczego to takie ważne? Coraz więcej procesów zaczyna się od wiadomości – czy to maila klienta, czy zgłoszenia w HR. Jeżeli chcemy budować w pełni zautomatyzowane procesy, trzeba zrozumieć, co się w nich dzieje na etapie komunikacji.
Trzy perspektywy = pełny obraz
Każde z tych narzędzi daje unikalną wartość. Ale prawdziwa siła tkwi w ich połączeniu.
Process Mining pokazuje, co się dzieje w systemach.
Task Mining odkrywa, co robią ludzie.
Communications Mining pobiera informacje z wiadomości pomiędzy użytkownikami.
Dzięki temu uzyskujemy pełny kontekst, który pozwala podejmować świadome decyzje: które procesy optymalizować, które automatyzować, a które trzeba po prostu uprościć.
Współpraca z systemami ERP
Dla wielu firm SAP to kręgosłup operacji. Dlatego dobra wiadomość jest taka, że UiPath – jako lider RPA i hiperautomatyzacji – świetnie integruje się z SAP-em, zarówno w wersji ECC, jak i S/4HANA.
Zarówno Process Mining, jak i Task Mining mają natywne konektory do SAP-a, dzięki czemu:
Możliwa jest analiza procesów takich jak Purchase-to-Pay, Order-to-Cash, Hire-to-Retire czy Record-to-Report,
dane są zbierane szybko, bez konieczności długiego wdrażania niestandardowych rozwiązań,
automatyzacje można budować bezpośrednio w oparciu o rzeczywiste przypadki użytkowników SAP.
Co więcej, Communications Mining może być używane np. do analizy zgłoszeń serwisowych, zapytań klientów czy wiadomości od dostawców – i łączyć się z SAP-em za pomocą UiPath Integration Service.
Kiedy warto zacząć?
Nie trzeba mieć gotowej strategii automatyzacji, żeby skorzystać z tych narzędzi. Wręcz przeciwnie – to one mogą pomóc zbudować właściwą strategię.
Najlepiej zacząć od konkretnego przypadku biznesowego, np.:
Zbyt długi czas realizacji zamówień?
Problemy z SLA w dziale obsługi klienta?
Różnice w wydajności między zespołami?
To idealne punkty wyjścia dla Process i Task Mining. Potem wystarczy tylko… zadziałać.
Jeśli nie widzisz błędu, nie możesz go poprawić
Seria Discover od UiPath to nie są narzędzia „dla informatyków”. To zestaw inteligentnych rozwiązań, które pozwalają menedżerom, dyrektorom i zarządom podejmować lepsze decyzje w oparciu o dane. Pomagają zrozumieć rzeczywistość operacyjną taką, jaka jest – a nie jaką chcielibyśmy, żeby była.
W świecie, w którym czas to pieniądz, a konkurencja nie śpi, wiedza o tym, jak naprawdę działa Twoja firma, może być przewagą nie do przecenienia.
Jeśli nie jesteś pewien, jak te technologie mogą pomóc w Twojej organizacji – zacznij od jednego pytania: Czy naprawdę wiem, co dzieje się w moich procesach?