Przejście na SAP S/4HANA w modelu RISE with SAP to jedno z najważniejszych wyzwań, przed jakimi stają współczesne przedsiębiorstwa. Choć korzyści płynące z tej transformacji są niepodważalne, to jednak sam proces konwersji wymaga skrupulatnego planowania i odpowiedniego przygotowania technologicznego. W tym artykule omówimy kluczowe kroki i aspekty, które należy wziąć pod uwagę, aby zapewnić płynny i efektywny proces konwersji.
1. Zrozumienie modelu RISE with SAP
Zanim przejdziemy do szczegółów technicznych, warto zrozumieć, czym właściwie jest model RISE with SAP. Jest to kompleksowa oferta SAP, która umożliwia przedsiębiorstwom przejście na S/4HANA znajdującym się w chmurze, minimalizując ryzyka i obciążenia związane z transformacją cyfrową. W ramach RISE with SAP, firmy otrzymują narzędzia, usługi i wsparcie, które pomagają w zarządzaniu konwersją i optymalizacji procesów biznesowych podczas konwersji.
Kluczowe elementy RISE with SAP:
- Business Process Intelligence (BPI) – Analiza i optymalizacja procesów biznesowych.
- SAP Business Technology Platform (BTP) – Platforma SAP, w której usługi mogą wspierać Klienta w obszarze integracji i rozszerzenia środowisk SAP S/4HANA zachowując tym samym tzw. „clean core”.
- SAP S/4HANA, Private Cloud Edition – Centralny system obsługujący procesy biznesowe
- Wsparcie techniczne i operacyjne – Obejmuje zarządzanie infrastrukturą, bezpieczeństwo, a także ciągłość działania.
2. Ocena obecnego środowiska SAP
Pierwszym krokiem w przygotowaniach do konwersji z systemu SAP ERP do SAP S/4HANA jest dokładna analiza i ocena obecnego środowiska SAP. W ramach tego procesu należy zidentyfikować wszelkie potencjalne przeszkody, które mogą wpłynąć na konwersję oraz ocenić, które elementy infrastruktury wymagają modernizacji lub dostosowania.
Audyt systemu
- Ocena stanu systemu ERP – Sprawdzenie wersji obecnego systemu SAP ECC oraz kompatybilności z S/4HANA.
- Ocena bazy danych – Weryfikacja, czy aktualna baza danych spełnia wymagania SAP HANA.
- Przegląd niestandardowych rozszerzeń – Identyfikacja wszystkich Z-programów, interfejsów i rozszerzeń, które mogą wymagać dostosowania lub reimplementacji.
- Przegląd wydajności i bezpieczeństwa – Analiza wydajności obecnych serwerów, jak również ocena poziomu bezpieczeństwa danych.
Dokumentacja
Kompleksowa dokumentacja obecnego systemu jest kluczowa. Warto zwrócić uwagę na wszystkie niestandardowe modyfikacje, które zostały wprowadzone przez lata, ponieważ mogą one wymagać przepisania lub dostosowania w nowym systemie.
3. Planowanie migracji danych
Migracja danych jest jednym z najtrudniejszych i najbardziej czasochłonnych elementów konwersji. Proces ten obejmuje przeniesienie danych z istniejącego systemu do nowej platformy SAP S/4HANA.
Kluczowe aspekty migracji danych:
- Czyszczenie danych – Przed migracją warto przeprowadzić kompleksowe czyszczenie danych, aby usunąć duplikaty, nieaktualne informacje oraz błędy.
- Mapowanie danych – Określenie, jak obecne dane będą pasować do nowych struktur w S/4HANA.
- Testowanie migracji – Przeprowadzenie próbnych migracji w środowisku testowym, aby upewnić się, że wszystkie dane zostały poprawnie przeniesione.
- Walidacja danych – Po migracji należy dokładnie zweryfikować, czy dane zostały prawidłowo zaimportowane i są zgodne z oczekiwaniami.
4. Przygotowanie zespołu BASIS
Zespół BASIS odgrywa kluczową rolę w technicznym przygotowaniu i przeprowadzeniu technicznej konwersji, również w modelu RISE with SAP. Ich zadania obejmują zarządzanie infrastrukturą, konfigurację systemów oraz zapewnienie ciągłości działania w trakcie i weryfikację działania systemu po konwersji do SAP S/4HANA.
Kluczowe zadania zespołu BASIS:
- Przygotowanie obecnej infrastruktury – Re-/Konfiguracja serwerów, bazy danych oraz zapewnienie odpowiedniej wydajności systemu w wersji źródłowej.
- Zarządzanie bezpieczeństwem – Wsparcie, konfiguracja i weryfikacja zabezpieczeń nowego systemu. W przypadku modelu RISE with SAP za część działań odpowiedzialny jest SAP.
- Wsparcie techniczne – Zapewnienie wsparcia dla zespołów funkcjonalnych podczas konwersji oraz rozwiązywanie problemów technicznych. Po zakończeniu konwersji w modelu RISE with SAP za część działań odpowiedzialny jest SAP.
- Monitorowanie i optymalizacja – Po zakończeniu konwersji zespół BASIS musi monitorować nowy system, aby zapewnić jego optymalną wydajność i stabilność, a w modelu RISE with SAP zgłaszać problemy do pomocy technicznej SAP.
5. Optymalizacja i modernizacja procesów biznesowych
Konwersja do S/4HANA to doskonała okazja do przeanalizowania i zoptymalizowania procesów biznesowych w firmie. Dzięki narzędziom dostępnym w ramach RISE with SAP, możliwe jest zidentyfikowanie obszarów, które wymagają usprawnień oraz wdrożenie najlepszych praktyk.
Business Process Intelligence (BPI)
BPI pozwala na szczegółową analizę procesów biznesowych oraz identyfikację potencjalnych obszarów do optymalizacji. Narzędzie to umożliwia:
- Mapowanie procesów – Wizualizacja i analiza bieżących procesów biznesowych.
- Benchmarking – Porównanie efektywności procesów z najlepszymi praktykami rynkowymi.
- Automatyzacja procesów – Wdrażanie automatyzacji tam, gdzie jest to możliwe, aby zredukować czas i koszty operacyjne.
Wdrażanie innowacji
S/4HANA otwiera przed firmami nowe możliwości w zakresie wdrażania innowacji. Dzięki nowoczesnej platformie, przedsiębiorstwa mogą korzystać z zaawansowanych funkcji, takich jak sztuczna inteligencja, uczenie maszynowe czy analityka predykcyjna, aby jeszcze lepiej dostosować swoje działania do zmieniających się warunków rynkowych.
6. Szkolenie i zmiana zarządzania
Każda zmiana technologiczna wiąże się z koniecznością przeszkolenia właściwego zespołu. Wdrożenie S/4HANA to nie tylko zmiana systemu, ale również procesów, co wymaga odpowiedniego przygotowania pracowników.
Szkolenia dla użytkowników końcowych
- Szkolenia z obsługi nowego systemu – Pracownicy muszą nauczyć się, jak korzystać z nowych funkcji i interfejsu w systemie SAP S/4HANA.
- Szkolenia z nowych procesów – Wprowadzenie nowych procesów biznesowych wymaga przeszkolenia użytkowników, aby mogli efektywnie z nich korzystać.
Zarządzanie zmianą
Proces zarządzania zmianą jest kluczowy dla sukcesu konwersji. Należy zadbać o komunikację wewnętrzną, aby wszyscy pracownicy byli świadomi nadchodzących zmian i rozumieli ich znaczenie. Warto również zidentyfikować potencjalne opory i zaplanować działania, które pomogą je zminimalizować.
7. Testowanie i walidacja
Testowanie to nieodłączny element procesu konwersji SAP ERP do S/4HANA. Przeprowadzenie kompleksowych testów pozwala na zidentyfikowanie i rozwiązanie problemów przed uruchomieniem nowego systemu produkcyjnego.
Rodzaje testów:
- Testy funkcjonalne – Sprawdzenie, czy wszystkie funkcje i procesy działają zgodnie z założeniami.
- Testy wydajnościowe – Ocena wydajności systemu w warunkach zbliżonych do rzeczywistych.
- Testy integracyjne – Weryfikacja poprawności działania systemu w połączeniu z innymi aplikacjami i systemami.
- Testy bezpieczeństwa – Przeprowadzenie testów zabezpieczeń, aby upewnić się, że system jest odporny na potencjalne zagrożenia.
8. Przeprowadzenie konwersji – kroki końcowe
Po zakończeniu wszystkich przygotowań można przystąpić do właściwej konwersji. Kluczowe jest, aby cały proces był dobrze zaplanowany i przeprowadzony zgodnie z ustalonym harmonogramem.
Etapy konwersji:
- Przygotowanie środowiska produkcyjnego – Odpowiednie przygotowanie środowiska produkcyjnego przed właściwą konwersją.
- Konwersja systemu SAP ERP do SAP S/4HANA – włączając w to konwersję danych biznesowych
- Uruchomienie systemu – Przejście na nową platformę środowiska produkcyjnego
- Wsparcie po konwersji – Zapewnienie wsparcia technicznego oraz monitorowanie systemu przez zespół BASIS lub zespół SAP w pierwszych dniach po konwersji do SAP S/4HANA.
Perspektywa eksperta: Dlaczego warto przeprowadzić konwersję do S/4HANA?
W kontekście korzyści płynących z konwersji systemów SAP ERP do S/4HANA w modelu RISE with SAP, Jarosław Zdanowski, Partner w SNOK, podkreśla, że ta transformacja to nie tylko krok naprzód w obszarze technologii, ale także strategiczna decyzja, która może zdecydować o przyszłym sukcesie przedsiębiorstwa.
„W dzisiejszych czasach, dynamiczne zmiany rynkowe oraz rosnąca konkurencja wymagają od firm elastyczności i zdolności do szybkiego adaptowania się do nowych warunków. Konwersja systemu SAP ERP do SAP S/4HANA w modelu RISE with SAP daje firmom narzędzia, które pozwalają na pełne wykorzystanie potencjału cyfryzacji. Dzięki nowoczesnej architekturze i zaawansowanym funkcjom, takim jak analiza w czasie rzeczywistym czy integracja z innowacyjnymi technologiami, przedsiębiorstwa mogą znacznie zwiększyć swoją efektywność operacyjną, lepiej zarządzać ryzykiem oraz szybciej reagować na potrzeby rynku. To nie jest już tylko kwestia technologii – to inwestycja w przyszłość, która może zdecydować o przewadze konkurencyjnej na wiele lat” – mówi Jarosław Zdanowski.
Jego słowa podkreślają, że konwersja do S/4HANA to nie tylko nowe wydanie systemu ERP, ale fundamentalna zmiana, która otwiera przed firmami nowe możliwości rozwoju i innowacji. Dla firm, które chcą pozostać konkurencyjne i przygotowane na wyzwania przyszłości, ta transformacja staje się wręcz niezbędna.
Świadome podejście do RISE with SAP – Perspektywa CEO SNOK
W kontekście konwersji SAP ERP do S/4HANA w modelu RISE with SAP, Jacek Bugajski, CEO w SNOK, podkreśla znaczenie świadomego podejścia do tej transformacji. Zwraca uwagę, że sukces wdrożenia nie zależy jedynie od technologii, ale przede wszystkim od zrozumienia potrzeb biznesowych i strategii długoterminowej.
„Przechodząc na model RISE with SAP, nasi Klienci podejmują kluczową decyzję, która wpłynie na przyszłość ich organizacji. Dlatego tak ważne jest, aby proces ten był świadomy i przemyślany. W SNOK stawiamy na indywidualne podejście do każdego Klienta, dogłębną analizę ich potrzeb oraz ścisłą współpracę na każdym etapie transformacji. Dbamy o to, aby ta zmiana była nie tylko technologicznie bezbłędna, ale przede wszystkim dostosowana do specyfiki biznesu naszych klientów. Naszym celem jest, aby każda firma, z którą współpracujemy, mogła w pełni wykorzystać potencjał S/4HANA, czerpiąc z niego korzyści przez wiele lat.”
To tylko podkreśla, jak ważne jest holistyczne podejście do konwersji – takie, które łączy zaawansowaną technologię z głębokim zrozumieniem potrzeb biznesowych klienta. W SNOK priorytetem jest, aby transformacja była nie tylko efektywna, ale także bezpieczna i w pełni dostosowana do unikalnych wymagań każdej organizacji.
Rola SNOK w procesie konwersji do S/4HANA
W procesie konwersji do S/4HANA w modelu RISE with SAP, kluczową rolę odgrywa odpowiednie wsparcie ekspertów, którzy posiadają nie tylko wiedzę techniczną, ale także dogłębne zrozumienie specyfiki biznesu. Firma SNOK, jako partner SAP, oferuje kompleksowe wsparcie w każdym etapie konwersji. Dzięki bogatemu doświadczeniu w obszarze SAP BASIS, SAP BTP oraz cyberbezpieczeństwa, SNOK zapewnia, że proces konwersji jest przeprowadzany zgodnie z najlepszymi praktykami, minimalizując ryzyko i maksymalizując korzyści dla przedsiębiorstwa.
Kluczowe obszary wsparcia oferowane przez SNOK:
- Technologiczny audyt i analiza przedmigracyjna – SNOK przeprowadza szczegółową analizę techniczną obecnego środowiska SAP, identyfikując potencjalne wyzwania i przygotowując plan konwersji dostosowany do specyficznych potrzeb klienta.
- Optymalizacja i integracja – SNOK pomaga w optymalizacji procesów biznesowych oraz integracji nowego systemu z istniejącą infrastrukturą IT, co umożliwia pełne wykorzystanie możliwości oferowanych przez S/4HANA.
- Wsparcie po konwersji – Po zakończeniu konwersji, SNOK oferuje długoterminowe wsparcie techniczne, monitorując działanie systemu i pomagając w dalszej optymalizacji procesów biznesowych uzupełniając tym samym ofertę RISE with SAP.
Dzięki wsparciu SNOK, przedsiębiorstwa mogą być pewne, że proces konwersji systemu SAP ERP do S/4HANA przebiegnie sprawnie, a nowy system ERP przyniesie oczekiwane korzyści w postaci zwiększonej wydajności, lepszego zarządzania danymi oraz możliwości rozwoju biznesu w przyszłości.
Podsumowanie
RISE with SAP oferuje szybką ścieżkę przejścia do środowiska SAP umieszczonego w chmurze obliczeniowej, często upraszczając docelowy krajobraz SAP i jednocześnie uwalniając wewnętrzne zasoby IT.
Należy mieć na uwadze, że przejście to wymaga nie tylko zaangażowania konsultantów biznesowych, ale również zespołu SAP Basis. Zapewnienie płynnego przekazania i skutecznej współpracy z SAP jest kluczowe dla sukcesu wdrożenia RISE with SAP.
Przygotowanie się do konwersji do S/4HANA w modelu RISE with SAP to proces wymagający starannego planowania i realizacji. Kluczowe jest przeprowadzenie szczegółowej analizy obecnego środowiska, zaplanowanie migracji danych, przygotowanie zespołu BASIS do współpracy z SAP oraz optymalizacja procesów biznesowych. Dzięki odpowiednim przygotowaniom i realizacji poszczególnych kroków, konwersja do S/4HANA może przynieść firmie znaczące korzyści, zwiększając jej konkurencyjność na rynku oraz umożliwiając dalszy rozwój w kierunku cyfryzacji.
Zmiana systemu ERP to nie tylko wyzwanie technologiczne, ale również organizacyjne. Dlatego tak ważne jest zaangażowanie zarówno zespołów technicznych, biznesowych jak i użytkowników końcowych, aby przejście na nową platformę przebiegło sprawnie i bez zakłóceń. Przyszłość biznesu to S/4HANA – warto więc zadbać o to, aby konwersja do nowego systemu była nie tylko efektywna, ale również bezpieczna i przemyślana.
